إدارة ضيوف المناسبة: إضافة الأسماء واستيراد القائمة في دعوات نت
شرح تجهيز قائمة المدعوين، وإضافة الضيوف أو استيرادهم دفعة واحدة، ومراجعة الأرقام والتصنيفات قبل إرسال الدعوات.
جهّز الاسم ورقم الجوال قبل الاستيراد
ابدأ بقائمة تتضمن اسم كل ضيف ورقم جواله. اكتب الاسم بالشكل الذي تريده أن يظهر في الدعوة؛ فالاسم هنا جزء من الرسالة الشخصية التي يتلقاها المدعو. احتفظ بأرقام الجوالات كنصوص في ملفك حتى لا تضيع الأصفار أو علامة رمز الدولة.
في القوائم التي تضم أرقامًا من أكثر من دولة، استخدم رمز الدولة لكل رقم. مثلًا، يبدأ الرقم السعودي الدولي برمز 966، ويتبعه رقم الجوال دون الصفر المحلي. لا تعتمد على التخمين إذا كانت الدولة أو بعض خانات الرقم غير واضحة.
اختر طريقة الإضافة المناسبة لقائمتك
للأعداد الصغيرة، استخدم الإضافة الفردية من لوحة المناسبة. وللقائمة الجاهزة، استخدم حقل الاستيراد الذي يدعم Excel وCSV وجهات الاتصال VCF، أو الصق القائمة في المساحة المخصصة. راجع تعليمات الحقل وصيغة الأعمدة قبل الاستيراد.
افحص نتيجة العملية بدل افتراض قبول كل الصفوف. تعرض المنصة عدد الضيوف المستوردين، والأرقام المكررة أو غير الصالحة التي جرى تجاوزها. أصلح البيانات المرفوضة ثم أضفها مجددًا، مع مراعاة حد الضيوف المتاح في الباقة.
نظّم المدعوين بتصنيفات واضحة
يمكنك تصنيف الضيوف إلى عائلة أو أصدقاء أو عمل أو VIP، وترك التصنيف فارغًا عند عدم الحاجة. يفيد ذلك في مراجعة مجموعات القائمة دون تغيير اسم الضيف أو إضافة وصفه إلى نص الدعوة.
قبل الإرسال، راجع الأشخاص الذين أضفتهم حديثًا والأسماء المتشابهة. مشاركة رقم واحد بين أكثر من اسم تستحق التحقق من الشخص المقصود، حتى تصل الدعوة إلى مستلمها الصحيح. راجع التصنيفات أيضًا عند نقل القائمة بين الملفات والمنصة.
حوّل القائمة إلى متابعة فعلية للمناسبة
بعد الإرسال، راقب من أكد الحضور ومن اعتذر ومن لم يرد. يساعدك العدد المؤكد في ترتيبات الضيافة، لكنه يظل مختلفًا عن عدد من سُجّل دخولهم يوم المناسبة.
عند تصدير القائمة للعمل التنظيمي، احفظ الملف في مكان خاص وشاركه بقدر الحاجة. إذا كان المطلوب معرفة العدد فقط، فلا داعي لتداول أرقام الجوالات. تبقى إدارة المناسبة مرتبطة بحساب صاحبها المسجّل برقم جواله.